sitn.pl » Wiadomości » ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT – Kurs Lawinowo-Skiturowy
Wiadomości

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT – Kurs Lawinowo-Skiturowy

11.08.2019

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

I. TERMIN SKŁADANIA OFERT.
do 26 sierpnia 2019 r., godz. 15:00

II. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO.
Stowarzyszenie Instruktorów i Trenerów Narciarstwa Polskiego Związku Narciarskiego z siedzibą w Krakowie (30-308) przy ul Dębowej 6/1 pod numerem KRS 0000143252, wpisanym do Rejestru Stowarzyszeń Kultury Fizycznej Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000143252

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA.

1. Przedmiotem zamówienia są usługi organizacji imprezy turystycznej o nazwie Kurs lawinowo-skiturowy I oraz Kurs lawinowo-skiturowy II.

2. Oferta powinna opierać się na następujących założeniach:

a. czas trwania: 2* 7 dni (7 noclegów), czyli 14 dni (14 noclegów)

b. miejsce: lodowiec Stubai, Austria;

c. liczba uczestników: 21-49 kursantów + 1 instruktor na każdych 7 kursantów + koordynator kursu.

d. terminy:
I – 23-30 listopada 2019 r.
II – 30 listopada-7 grudnia 2019 r.

e. hotel lub pensjonat w standardzie minimum 3* – w ostateczności mogą być 2 ośrodki w bezpośrednim sąsiedztwie, tj. do 50m od siebie;

f. hotel w bliskiej odległości od stacji narciarskiej docelowej, na której będą się odbywały zajęcia – najdalej w Fulpmes;

g. dostępne internetowe połączenie wi-fi obejmujące co najmniej części wspólne hotelu/pensjonatu – w tym sale konferencyjne;

h. infrastruktura hotelowa w formie narciarni mogącej pomieścić jednorazowo minimum 15 osób z wyposażeniem umożliwiającym przygotowanie sprzętu zjazdowego oraz pozostawienie butów narciarskich w celu ich wysuszenia w nocy;

i. pokoje 2-4 -osobowe z łóżkami pojedynczymi;

j. wyżywienie HB: śniadania, obiadokolacje wraz z napojami;

k. dostępność i możliwość korzystania z sali konferencyjnej w hotelu/pensjonacie mogącej pomieścić minimum 45 osób wraz z wyposażeniem technicznym (rzutnik, ekran, monitor TV-Video, złącza komputerowe);

l. 7-dniowy karnet narciarski na wyciągi w ośrodku Stubaier Gletscher;

m. wszelkie obowiązki i koszty związane ze zgłoszeniami uczestników, zawarciem umów o udział w imprezie turystycznej, obsługą administracyjną są po stronie wykonawcy;

n. pobyt kadry szkoleniowej.

3. Podana liczba uczestników stanowi minimalny oraz maksymalny poziom zamówienia, na każde 7 osób powinien przypadać jeden instruktor. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników w każdej chwili o maksymalnie 20 % a wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

  1. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA.
    w okresie pomiędzy 23 listopada a 07 grudnia 2019 roku.

  1. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW.

1. udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,

2. posiadania wiedzy i doświadczenia, tj. w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonali co najmniej dwie usługi podobne dla grupy od 30 do 50 osób w ramach jednego kontraktu (umowy).

3. dysponowania odpowiednim zapleczem technicznym,

4. sytuacji ekonomicznej i finansowej, tj. posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 200.000,00 złotych.

2. Zamawiający dokona oceny spełnienia ww. warunku zgodnie
z formułą „spełnia - nie spełnia” w oparciu o informacje zawarte
w dokumentach dostarczonych przez wykonawców.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji podanych przez wykonawcę informacji w ofercie na etapie badania i oceny ofert.

  1. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW.

W celu spełniania przez wykonawcę warunków zamawiający żąda następujących dokumentów:

1. wykaz co najmniej dwóch wykonanych usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów (fotografie), czy zostały wykonane należycie,

2. wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia,
w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz
z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami,

3. oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

4. opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający , że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie działalności związanej z przedmiotem zamówienia.

  1. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI.

1. Oświadczenia i wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, jednakże w przypadku przesłania dokumentu faksem lub drogą elektroniczną, należy niezwłocznie potwierdzić fakt ich otrzymania na żądanie jednej ze stron.

2. Wykonawca ma obowiązek wyznaczyć osobę dedykowaną do kontaktów z Zamawiającym

3. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami:
Wojciech Woźnica – wiceprezes SITN ds. rozwoju pod adresem e-mail: wojciech.woznica [at] sitn.pl;
Dawid Zwijacz – sekretarz SITN pod adresem e-mail: dawid.zwijacz [at] sitn.pl.

  1. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ.

1. 21 dni.

2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

  1. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT.

1. Oferta musi zawierać:

1. Skonkretyzowane miejsce i sposób oraz termin wykonania usługi ze wymienieniem wszystkich wymaganych elementów i wskazaniem w jaki sposób zostaną spełnione.

2. Odnośnie wymogów dot. hotelu, transportu oraz trasy narciarskiej – konieczna jest dokumentacja zdjęciowa lub wskazanie trasy na mapie.

2. Ofertę składa się w formie dokumentowej.

3. Formularz oferty musi być podpisany przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy, upoważnienie powinno być dołączone do oferty o ile nie wynika to z dokumentów do niej załączonych.

4. Koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi wykonawca.

5. Opis sposobu złożenia oferty:

1. kompletną ofertę należy umieścić w kopercie i zaadresować:
Stowarzyszenie Instruktorów i Trenerów Narciarstwa Polskiego Związku Narciarskiego z siedzibą w Krakowie (30-308) przy ul Dębowej 6/1 „Organizacja CKI za granicą - oferta”

2. koperta oprócz wskazanego powyżej opisu powinna zawierać nazwę i adres wykonawcy.

lub

3. kompletną ofertę w formie pliku pdf należy załączyć do wiadomości mailowej zatytułowanej - „Organizacja kursów lawinowo-skiturowych I i II - oferta” i przesłać na adres: oferty@sitn.pl.

6. Oferty przesłane zarówno drogą mailową jak pocztą tradycyjną muszą wpłynąć do Zamawiającego przed terminem składania ofert, tj. do 26 sierpnia 2019 r., godz. 15:00.

  1. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY.

1. Cenę oferty należy podać w złotych polskich i wyliczyć na podstawie indywidualnej kalkulacji uwzględniając podatki oraz rabaty, opusty, upusty itp., których Wykonawca zamierza udzielić oraz wszystkie koszty związane z realizacją umowy.

2. Należy podać cenę brutto wyliczoną na 1 uczestnika.

3. Sumaryczna cena brutto wyliczona na podstawie indywidualnej kalkulacji Wykonawcy winna odpowiadać cenie podanej przez Wykonawcę w ofercie.

4. Ceny muszą być podane i wyliczone w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku (zasada zaokrąglania – poniżej 5 należy końcówkę pominąć, powyżej i równe 5 należy zaokrąglić w górę).

5. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami.

6. Wykonawca, składając ofertę, informuje zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.

7. Upusty oferowane przez wykonawcę muszą być zawarte w cenie oferty.

8. Przedstawiona w ofercie cena wykonania każdej części zamówienia jest ostateczna i nie podlega negocjacjom.

  1. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT.

1. Cena – 40 %

1. oferty będą oceniane w odniesieniu do najniższej ceny przedstawionej przez wykonawców dla każdej z części zamówienia.

2. oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalna liczbę punktów.

3. Każda kolejna oferta z ceną wyższą od poprzedniej dostanie punkt mniej.

4. Maksymalna liczba punktów, które będzie można uzyskać jest równa liczbie podmiotów, które złożą ofertę.

2. Lokalizacja hotelu – 15 %

1. Przy ocenie ofert w tym kryterium zamawiający będzie oceniał położenie hotelu w odległości od ośrodka narciarskiego pod kątem rzeczywistego czasu dotarcia do dolnej stacji – najdalsza dopuszczalna lokalizacja to Neustift im Stubaital;

2. Oferta z najbliższą odległością otrzyma maksymalną liczbą punktów.

3. Każda kolejna oferta z większą odległością od poprzedniej dostanie punkt mniej.

4. Maksymalna liczba punktów, które będzie można uzyskać jest równa liczbie podmiotów, które złożą ofertę.

5. Odległości będą mierzone według Google Maps, od hotelu do dolnej stacji narciarskiej.

3. Infrastruktura hotelowa – 35 %

1. Przy ocenie ofert w tym kryterium zamawiający będzie oceniał czy hotel posiada wymaganą infrastrukturę: narciarnię mogącą pomieścić narty wszystkich uczestników kursu oraz infrastrukturę umożliwiającą pozostawienie butów narciarskich w celu ich wysuszenia w nocy; pokoje 2–4-osobowe z łóżkami pojedynczymi; wyżywienie HB: śniadania, obiadokolacje wraz z napojami; dostępność i możliwość korzystania z sali konferencyjnej w hotelu/pensjonacie wraz z wyposażeniem technicznym (rzutnik, ekran, monitor TV-Video, złącza komputerowe) mogącej pomieścić wszystkich uczestników kursu;

2. Oferta spełniająca wszystkie powyższe wymogi otrzyma maksymalną liczbę punktów;

3. Każda oferta, która nie będzie zawierała któregokolwiek z wyżej wymienionych wymogów otrzyma zero punktów.

4. Maksymalna liczba punktów, które będzie można uzyskać jest równa liczbie podmiotów, które złożą ofertę.

4. Zabezpieczenia – 10 %

1. Przy ocenie ofert w tym kryterium zamawiający będzie oceniał zaproponowany sposób zabezpieczenia należytego wykonania umowy (np. kara umowna).

2. Oferta z najwyższą kwotą zabezpieczenia obejmującego wszystkie zobowiązania wykonawcy otrzyma maksymalną liczbę punktów.

XII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA.
Zamawiający wymaga aby każdy z wnoszących ofertę przedstawił proponowane zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz wysokość tych zabezpieczeń obejmujących wszystkie zobowiązania wykonawcy (np. kara umowna).

XIII. UMOWA.

1. Po przyjęciu oferty, strony potwierdzą wszystkie zobowiązania w formie pisemnej umowy.

2. Wykonawca ma obowiązek we własnym zakresie zawrzeć umowę o zorganizowanie imprezy turystycznej z uczestnikami, która będzie zawierała postanowienia obejmujące przedmiot niniejszego zamówienia.

XIV. ZASTRZEŻENIE.

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru żadnej oferty bez podania przyczyny.

2. Wszelkie obowiązki i koszty związane ze zgłoszeniami uczestników, zawarciem umów o udział w imprezie turystycznej, obsługą administracyjną są po stronie wykonawcy.